一、Re
为了更清楚回应客户须求，通常会直接在客户寄来的信件回复，而Re则有reply（回复）之意。另外，回信时直接在对方的问题下回答对方的问题，可以让对方更容易閲信，还可以省去对方理解信件和整理思绪的时间。
二、If you like, we could…
想要提出建议却不失礼貌，建议可以用if you like, we could…的说法，意思为“如果你愿意的话，我们可以……”。前面的条件句给了对方选择的空间，让人感觉受到尊重，而不是被迫接受。另外提醒读者，在不完全清楚语意下直接中翻英，很可能会冒犯到外国客户，觉得不受到尊重，因此要特别注意。
三、What about… 和how about…
两者都是常见于提出建议的用语，属於较为简短，语气也没那麽正式的用语。如果想用What about……和how about…，记得要在介系词about后面直接加动名词Ving，不需要像if you like, we could…要加上完整的语句（有主词和动词）。范例中的What about…用法，是个问句的表达方式，有点象“我们何不……”或“不如……吧”之意。
四、Why don’t you…
同样是个问句，有“你（们）何不……”的意思，和What about…不同的是，在Why don’t you…的用法上，做动作的人只能是对方。透过两者之间的切换，我们可以针对动作者的差异性，采用不同的说法，让信件的语句更多变化，展现出更多的语言掌握度，吸引对方的注意。
五、Would you like me to…
通常在提出建议的文章中，Would you like me to…可以做为提出解决方案时的语句，意思为“你是否需要我……”。同时，该语句也有委婉表达“我可以……服务你，不知道你是否接受”的意思。
六、Have you tried… 和Or should I…
在范例信中，寄信者用完成式Have you tried…“你是否试过……方法？”来协助对方解决问题，而后面则用or should I …“或者我可以……”来提出另一个解决方案，由对方决定符合他须求的方法，而不是只给对方一个选择并要他接受。但是请注意，在Have you tried…的用法上，try后面接上Ving会更好，可以表达出是否已经尝试过这个方法了，而should因为是助动词，后面只能接原型动词。
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