做外贸会经常听客户说开 Debit Note 或 Credit Note，对手新手来说一头雾水，只要搞清楚两种单据的用途就可以知道有什么区别和什么情况下使用。

什么时候使用 Credit Note？

交易中如有欠对方款项，例如出货损坏的赔偿等等，均可开立 Credit Note 给对方，表示我方愿意赔偿的诚意，就是我方欠对方多少钱的意思。
卖方收到退货或同意给予折让时，应开具 Credit Note 给买方，买方可用来抵付其他的帐款或是下次的货款。
换而言之， Credit Note 就是同意给钱的单据，一旦开出等于是送钱给对方。

结论：
-- 卖方开出 Credit Note，代表卖方愿意支付或同意少收该笔帐款。
-- 买方开出 Credit Note，代表买方承诺要支付该笔帐款。

什么时候使用 Debit Note？

如果卖方要折让价钱给买方，这时买方就要提出 Debit Note 要求卖方给予折让。
还有客户若有未付清的款项，或是出货的应收货款等等，你也可以寄 Debit Note 去通知客户以便催收该笔应收帐款。
要减少付钱给对方，也可以开 debit note，由收款方签名(盖章)才生效。
例如买方退货或因遐疵而要求折让时，应就退货的数量及金额开立 Debit Note 给卖方。

出货时，卖方所开的发票 (Invoice) 就是 Debit Note 的一种，只是 Invoice 无法确认是否已收款，而 Debit Note 则必定是尚未收款。

结论：
-- 卖方开出 Debit Note，代表卖方要向买方收取欠款。
-- 买方开出 Debit Note，代表买方想减少付钱给卖方或要求折让。

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